Mehr Spaß an der Arbeit: Wie Ihre Mitarbeiter von ERP-Implementierung profitieren

Studien belegen Zusammenhang von ERP-Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Einführung eines komplexen ERP-Systems ist im Unternehmen eine große Herausforderung. Während viele Chefetagen den Fokus bei der Planung auf die technische Realisierung ohne Unterbrechungen der Tagesabläufe legen, bleiben Mitarbeiter häufig außen vor. Dabei sind sie es, die am Ende damit arbeiten müssen. Neue Software ruft aber auch oftmals Unsicherheiten hervor und führt nicht selten zur Verweigerung oder der unzureichend effektiven Nutzung von ERP-Systemen.
Studien belegen Zusammenhang von ERP-Effizient und Mitarbeiterzufriedenheit

In der Studie Cloud-ERP 2021 der IDG Research Services und weiteren Partnern wurden Unternehmen in mehreren Kategorien zum Thema ERP befragt. 16,8 % der Befragten nannten die Anpassungsfähigkeit des Systems und die Anpassungsbereitschaft der Mitarbeiter als die größten Herausforderungen im ERP-Bereich. Bei kleinen Firmen ist demnach die Zufriedenheit mit dem Umstieg auf ein Cloud-ERP mit 77 % besonders hoch. Bei Unternehmen des klassischen Mittelstandes jedoch lag diese Zahl mit 60 % deutlich unter dem Durchschnittswert.

Offensichtlich ist die Zufriedenheitsquote in kleinen Unternehmen höher, als im Mittelstand, was vielleicht darauf hindeuten könnte, dass die Mitarbeiter in kleinen Firmen besser auf die neue Software angelernt werden oder sie aktiver in die Vorbereitungen eingebunden waren. 38 % der befragten Unternehmen geben andererseits an, dass die Realisierung von digitalen Ambitionen von einem Mangel an Kompetenzen und Fähigkeiten unter der Belegschaft behindert wird. 29 % weisen auf mangelnde Veränderungsbereitschaft innerhalb der Organisation hin.

Die Trovarit AG hat in der Studie ERP-Software als Rückgrat des Unternehmens in einer Datenerhebung von März bis Juli 2020 im DACH-Raum Mitarbeiter aus EDV, Geschäftsführung, operativen Bereichen, Finanzen und Verwaltung befragt. Vor allem mittelständische Industrieunternehmen aus Deutschland bildeten dabei den Fokus. Die Unternehmen gaben an, dass vor allem Unternehmen mit schlanken ERP-Systemen und verhältnismäßig kleinem Kundenstamm den höchsten Wert in der Kategorie Anwenderzufriedenheit erreichten.

Als Ergebnis der Studie wird festgestellt, dass sich die Größe und Komplexität einer ERP-Installation deutlich dämpfend auf die Anwenderzufriedenheit auswirkt. Auch veraltete Release-Stände wirken sich demnach nachteilig auf die Anwenderzufriedenheit aus.

Herausforderung Implementierung ERP-System bei Mitarbeitern

Als Grundlage für die erfolgreiche Implementierung von ERP-Systemen gilt als kritische Kernaktivität die Ausbildung der Anwender. Damit Mitarbeiter aktiv an dem Projekt arbeiten und eigenständig lernen können, bedarf es guter Lernmaterialien und einem hohen Engagement der Geschäftsführung. Self-Enablement erlaubt Mitarbeitern, zusammen mit Key Usern, kleine Anpassungen selbständig vorzunehmen und effektive Prozesse aufzubauen sowie in der Software anzupassen.

Fachliche Ansprechpartner sind über jede Phase der Implementierung informiert und für den Wissenstransfer zu den Anwendern zuständig. Thematisierte Einführungen sind als Voraussetzungen frühzeitig vor der Implementierung zu realisieren. Zwar ergeben sich durch den Einsatz neuer Technologien neue Möglichkeiten für den Wissenstransfer, jedoch müssen der Wille zur Veränderung und das Engagement der Mitarbeiter ebenfalls vorhanden sein.

Jede ERP-Implementierung beinhaltet eine aktive Kommunikation und Vorbereitung der Mitarbeiter als Anwender auf die neue technische Plattform und die veränderten betrieblichen Prozesse. Denn im Zuge von ERP-Projekten initiieren Unternehmen immer häufiger die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, das sogenannte Business Process Reengineering. Ziel des Business Process Reengineerings ist es, die Informationsübergänge im Einklang mit den für die ERP-Implementierung notwendigen Prozesse zu bringen.

Woran scheitern die meisten ERP-Implementierung, wenn es um Anwenderzufriedenheit geht?

Die fehlende Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen ist nicht nur auf Anwenderseite ein Problem, denn es gibt auch unerfahrene Berater. Das führt häufig zu Schwierigkeiten während der Systemkonfiguration. Diese Schwierigkeiten wirken sich dann bis auf die Anwenderebene aus und lassen sich nur schwer rekapitulieren und beheben.

In vielen Betrieben, die eine ERP-Implementierung planen, wird auf den Projektplan und das Lastenheft eingegangen, jedoch fehlen oftmals Maßnahmen zur fortlaufenden Überprüfung sowie Ansätze für das Aufrechterhalten der festgelegten Leistungsindikatoren. Werden Prozesse nicht hinterfragt, können eingeschlafene Abläufe und alte Muster nicht aufgebrochen werden.

Die Auswahl des ERP-Systems ist in der Literatur ausreichend beleuchtet, aber die Auswahl und Anwendung der richtigen Strategien zur ERP-Implementierung werden zu oft vernachlässigt. Werden Erwartungen der Mitarbeiter nicht kommuniziert, führt das häufig zu einem Widerstand, der sich in der unvollständigen oder falschen Verwendung der Software widerspiegelt.

Während der Implementierungsphase wird keine Erwartungshaltung kultiviert und kommuniziert. Ein ERP-System stellt einen bedeutsamen Produktivitätsfortschritt dar und Mitarbeitern muss die Angst vor Neuem genommen werden. Ist die Erwartungshaltung klar formuliert, formen sich meist zeitnah die kritischen Stimmen. Das hilft dabei, die Meinungsführer in der Belegschaft zu identifizieren und diese stärker in das Projekt einzubinden.

Unternehmen stellen häufig nicht den Nutzen, sondern die Kosten in den Vordergrund. Ein Aspekt des Nutzens ist das Vermeiden oder der Abbau von Insellösungen, bei denen Excel- und Worddokumente zum Einsatz kommen. Ein voll integriertes ERP-System kann schnell überfordern, ein positives Projektmanagement kann dem aber entgegenwirken und die bedeutenden Vorteile für das Unternehmen herausarbeiten und kommunizieren.

So gelingt die hohe Anwenderzufriedenheit
Noch vor Inbetriebnahme der ERP-Lösung müssen Mitarbeiter involviert werden. Interviews oder Umfragen helfen dabei, die IST-Prozesse aufzunehmen und die SOLL-Prozesse zu definieren. Außerdem werden Hemmschwellen genommen und die Bedürfnisse der Anwender besser verstanden.

So kann eine hohe Anwenderzufriedenheit gelingen:

Durchführung einer Grundschulung vor Beginn der technischen Umsetzung, die das Projektteam auf die ERP-Implementierung vorbereitet.
Key-User sind für den Wissenstransfer zu den Anwendern zuständig und übernehmen die funktionale Betreuung im Rahmen eines internen 1st-Level-Supports.
Der Wissenstransfer gelingt durch interne Schulungen, Workshops und Fragestunden, durchgeführt von Key-Usern für die Anwender. Sie erhöhen zwar den internen Aufwand, führen aber zu einer effizienteren Nutzung der Software und gestiegener Mitarbeiterzufriedenheit.
Ein proaktives Changemanagement führt zu hoher Benutzerakzeptanz.
Die zyklische Leistungsmessung trägt wesentlich zum verbesserten Projektmanagement bei und gewährleistet langfristig den erfolgreichen Geschäftsbeitrag des ERP-Systems.
Ankündigungen in der Mitarbeiterzeitung oder Ansprachen der Geschäftsführung sind genauso wichtig wie das Lastenheft, um involvierte Mitarbeiter vom Projekt zu überzeugen. Es geht auch darum, dass alle das Projektdesign verstehen und Berührungsängste abgebaut werden.
Verfügt das ERP-System nicht nur über Basisanforderungen und Leistungsfaktoren, sondern auch über Begeisterungsfunktionen, dann steigert dies nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit bei der ERP-Einführung. Mit Begeisterungsfunktionen sind Funktionen gemeint, mit denen der Mitarbeiter nicht gerechnet hat, die aber überaus hilfreich für ihn in der Praxis sind.
Bei der Auswahl des ERP-Systems sollten sich Unternehmen Zeit nehmen und verschiedene Lösungen ausprobieren. Das geht beispielsweise bei reybex und der im Unternehmen entwickelten ERP-Cloud.

Fazit

Die Systemqualität und die Bedienung sind zwei wesentliche Faktoren, die Einfluss auf die Anwenderzufriedenheit und die individuelle Performance der Nutzer von ERP-Systemen haben. Stehen Daten akkurat, aktuell und ausreichend zur Verfügung, können ERP-Systeme die Anwenderbedürfnisse viel besser erfüllen. Die einfache Bedienbarkeit des Systems aus Anwendersicht ist ebenfalls von Bedeutung.

Sind Mitarbeiter in die relevanten Einführungsprozesse involviert, dann steigt dadurch die Chance für das Gelingen der ERP-Implementierung. Mitarbeiterzufriedenheit entsteht, wenn eine ausreichende Beteiligung bei Entscheidungsprozessen besteht. Diese Aspekte sollten in das Lastenheft aufgenommen werden, ebenso die ausreichende Schulung, Qualifizierung und Ausbildung der Mitarbeiter an dem neuen ERP-System.

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