Die Usability ist ein entscheidender Faktor bei der ERP-Auswahl und doch wird ihr im Entscheidungsprozess häufig nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Wieso Sie die ERP-Usability bei der Entscheidungsfindung nicht außer Acht lassen sollten und was gute Usability ausmacht, haben wir für Sie in unserem Beitrag zusammengefasst.

Was bedeutet Usability und was spricht für eine gute User Experience (UX)?

Wenn ein Produkt eine hohe Gebrauchstauglichkeit hat, dann spricht man von einer guten UX. Usability steht für Benutzerfreundlichkeit und bedeutet, dass Inhalte klar und schnell erfassbar sind. Dafür müssen sie unter anderem gut strukturiert sein und der User mit wenigen Klicks durch die Navigation geleitet werden. Dies bedingt ein komplexes grafisches User Interface, das hinter einem System steht.

Bei ERP-Systemen werden verschiedene User Interfaces und Touchpoints zusammengeführt. Die Daten aus diesen Schnittmengen fließen in den transaktionsorientierten Ansatz von ERP-Systemen ein. Die dadurch entstehende Datenmenge ist eine gute Basis für effizientere Prozesse. Doch um sie zu steuern, wird eine gute UX benötigt. UX steht für User Experience, also die Nutzererfahrung. Je größer die Akzeptanz ist, umso leichter gelingt die Einführung neuer Business Software.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gutes ERP-System einen hohen UX-Fokus aufweisen muss, denn sonst kann die Arbeit mit dem System nicht angenehm und effektiv erfolgen. Die DIN EN ISO 9241 regelt die UX mit einer einheitlichen Norm sowie mit Standards für die gute Bedienbarkeit, verständliche Benutzeroberflächen und einfache Anwendung. Es geht um internationale Standards zur Ergonomie der Mensch-System-Interaktionen. Diese sind im Einzelnen:

1. Aufgabenangemessenheit

Ein Kriterium zur Beurteilung einer benutzerfreundlichen Dialoggestaltung. Wenn Nutzer mit dem System Aufgaben angemessen, also erfolgreich, erfüllen können und das in möglichst kurzer Zeit, dann spricht man von Aufgabenangemessenheit. Das User Interface enthält dafür nur das absolute Minimum an interaktiven Elementen, damit der Nutzer effektiv zum Ziel geführt wird.

„Ein interaktives System ist aufgabenangemessen, wenn es den Benutzer unterstützt, seine Arbeitsaufgabe zu erledigen, das heißt, wenn Funktionalität und Dialog auf den charakteristischen Eigenschaften der Arbeitsaufgabe basieren, anstatt auf der zur Aufgabenerledigung eingesetzten Technologie.“ – DIN EN ISO 9241-110

2. Selbstbeschreibungsfähigkeit

Der Grundsatz der benutzerfreundlichen Dialoggestaltung erlaubt, dass der Nutzer erkennt, was er mit dem System oder der Anwendung tun kann und wie er dies tun muss. Man spricht hierbei von einer intuitiven Bedienbarkeit, die sich auch reybex als oberstes Ziel auferlegt hat. Ein Produkt ist also ohne Anleitung oder schriftliche Hinweise selbsterklärend und wird nur dann mit Hilfen und Rückmeldungen ergänzt, wenn es unbedingt notwendig ist.

3. Steuerbarkeit

Damit Benutzer Fachanwendungen kontrollierbar gestalten können, muss eine ERP-Software steuerbar sein. Das System gibt dem User das Gefühl, er kann es leicht beherrschen. Damit soll das Abbruchverhalten verringert werden, also die Prozesse steuerbar sein, bei denen der User andernfalls mittendrin abbricht.

4. Erwartungskonformität

Ein Stoppschild ist rot und hat acht Ecken. Wer mit dem Auto unterwegs ist, weiß genau, dass dies ein Stoppschild ist, denn er hat es anhand der Farbe und Form bereits erkannt. Seine Erwartung ist also erfüllt worden. Erwartungskonformität bedeutet genau dies. Im ERP-System kann dies beispielsweise die Suchleiste am oberen Bildschirmrand sein oder die Administration in der oberen rechten Ecke. Links sind blau unterstrichen und das stärkt die Konformität eines Systems

5. Fehlertoleranz

Wenn beabsichtigte Ergebnisse bei der Arbeit mit der ERP-Software trotz erkennbarer fehlerhafter Eingaben erreicht werden, dann liegt eine geringe Fehlertoleranz im System vor. Kleine Fehler sind also erlaubt, denn die Software versteht trotzdem, was der Benutzer eingeben wollte. Beispielhaft kann hier das Datumsformat genannt werden, bei dem die Eingabemaske auch falsch eingegebene Formate als Datum erkennt und sie richtig formatiert.

6. Individualisierbarkeit

Bietet eine Software einen Experten- und einen Anfängermodus, dann liegt eine hohe Individualisierbarkeit des Systems vor. Standardeinstellungen oder erweiterte Modi sind ebenfalls Beispiele für diesen Aspekt einer guten Usability. reybex bietet ein userbezogenes Customizing an, beispielsweise indem Nutzer das Menü nach Ihren Wünschen einerseits um Funktionen ergänzen können, die sie benötigen, und andererseits Funktionen ausblenden können, die für ihr Unternehmen irrelevant sind. Auch Favoriten, Filter und eigene Auswertungen sind Beispiele für die hohe Individualisierbarkeit von reybex.

7. Lernförderlichkeit

Ein ERP-System sollte lernförderlich sein, denn dann lernt es durch die Interaktionen der User neue Funktionen. Das ist beim Onboarding-Prozess von Vorteil, wenn sich der Benutzer beispielsweise in einzelnen Arbeitsschritten zunächst ausprobieren kann, bevor die volle Version zum Einsatz kommt.

Warum ist die Usability einer ERP-Software wichtig?

Für die Einführung einer ERP-Software ist eine gute User Experience von besonderer Bedeutung, denn nur wenn das Design gefällt, hilfreiche Funktionen vorhanden sind und das Arbeiten mit der neuen Software angenehm ist, werden Mitarbeiter sich davon überzeugen lassen.

Die effiziente Nutzung der ERP-Software steht dabei über allem, denn viele Funktionen und komplexe Prozesse müssen über die Programme möglichst einfach zu handhaben sein. Dafür ist die intuitive Bedienung unterstützend als Voraussetzung anzusehen. Neben einer übersichtlichen, selbsterklärenden und nicht überfrachteten Oberfläche sind Module, Eingabemasken und Fenster im ERP-System einheitlich konzipiert.

Durch die konsequente Trennung von Bereichen wird erreicht, dass jeder Mitarbeiter und jede Abteilung nur die Informationen sieht, die notwendig sind. Auch das unterstützt die Usability, denn über die rollenbasierte Rechteverwaltung können Sie beispielsweise bei dem reybex Cloud ERP sicherstellen, dass nicht nur unbefugte Mitarbeiter keinen Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten, sondern auch gewährleisten, dass Mitarbeiter nicht mit Informationen überfrachtet werden.

So erkennen Sie eine gute ERP-Usability

Durch die digitale Transformation haben sich für ERP-Software Veränderungen ergeben. Damit lassen sich neue Geschäftsmodelle etablieren und bestehende Bereiche effizienter gestalten. Die große Menge Daten, die die Basis für ERP-Systeme bilden, sind über intelligente Software steuerbar und bieten damit die Grundlage für Handlungsempfehlungen.

ERP-Systeme sind transaktionsorientiert und präsentieren die neue Komplexität über neue grafische User Interfaces. Im Zentrum stehen einfache Interaktionen zwischen Mensch und Maschine. Umständlich bedienbare Software oder fehleranfällige Oberflächen kommen hier nicht weit und lassen die Gefahr steigen, dass Mitarbeiter sich weigern, mit dem Programm zu arbeiten oder sogar am Ende das Unternehmen verlassen.

Um Mitarbeiter produktiv und effektiv ihre Arbeit verrichten zu lassen, ist Intuition wichtig. Ein ERP-System mit einer intuitiven Bedienbarkeit und Steuerung ermöglicht es Mitarbeitern über Abteilungsgrenzen hinweg, produktiv und effektiv zu arbeiten. Klare Call-to-Action-Elemente fordern Benutzer zu konkreten Handlungen auf und gleichartige Seitentypen sorgen für Konsistenz in guten ERP-Systemen.

Eine vielversprechende Möglichkeit, um herauszufinden, ob ein ERP-System mit einer guten Usability ausgestattet ist, liegt im Testen. Bei reybex können Sie alle Funktionen 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen. Mit mehreren verschiedenen Testpersonen werden Sie schnell feststellen, ob Bedienprobleme vorliegen oder die Software über eine ausgezeichnete Usability verfügt. Die subjektive Rückmeldung der Testpersonen dient dann dazu, sich für die richtige ERP-Software zu entscheiden.

85% der Usability-Probleme werden schon von nur 5 Benutzer beim Testen festgestellt. – Sitegeist.de

reybex Usability – Key Facts

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mit möglichst wenig Klicks
Intuitive Bedienung mit leichter Orientierung
Geringer Schulungsaufwand
Hilfestellungen im System, einschließlich Tooltips
Systemübergreifende Suche
Hohe Usability durch Anpassungen der Benutzeroberfläche
Userbezogenes Customizing
Training Center
Kostenlose, wöchentliche Webinare
Live-Schulungen