Aufgaben eines ERP Key Users

Der Key User ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Einsatz der ERP-Software, denn er ist ein Spezialist der ERP-Lösung und steuert für die Entwicklung entscheidendes Know-how bei. Key User haben eigene Funktionen und geben unter anderem fachliches Feedback zu den Anforderungen, die die ERP-Software übernehmen soll.

Er dient aber auch als Multiplikator, bereitet die Aufgaben für das Projektteam vor und unterstützt dieses. In verschiedenen Ausbaustufen der ERP-Software wirken sie als Tester mit und sind erster Ansprechpartner bei Problemen im Rahmen des First-Level-Supports.

Grundvoraussetzung ist für einen Key User natürlich, dass er die Aufgaben und Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen bestens kennt und bereits über eine gewisse Betriebszugehörigkeit verfügt. Ist diese Person darüber hinaus als Wissensträger anerkannt, führt er die übertragenen Arbeiten besonders ideal aus. Key User betreuen das Projekt stets von Anfang an und vermitteln zwischen Projektleitung und Nutzern des ERP-Systems. Sie unterstützen den kontinuierlichen Austausch aller Beteiligten und gewährleisten, dass am Ende alle wichtigen Aspekte in das ERP-System übernommen werden.

Ideen- und Feedback-Geber
Software-Tester
Multiplikator
Bereichsvertreter
Training der Nutzer
First-Level-Support

Unterschied Key User und Projektleitung

In großen Betrieben sind Key User von der täglichen Arbeit zu 30 bis 50 % freigestellt. In kleineren Unternehmen geht das meist nicht, daher muss sichergestellt sein, dass sich die Aufgaben des Key Users mit dem Tagesgeschäft vereinbaren lassen. Im Unterschied zur Projektleitung trifft der Key User keine Entscheidungen. Dafür hat diese Person aber größtenteils den besseren internen Durchblick.

Die Projektleitung benötigt einige Management-Qualitäten, denn die Abstimmung erfolgt überwiegend direkt mit der Geschäftsleitung. Der Key User ist Anlaufstelle für Kollegen und Mitarbeiter, daher stammt er vornehmlich aus dem eigenen Unternehmen, während der Projektleiter auch ein externer Dienstleister oder Mitarbeiter sein kann.

Es gibt durchaus auch Schnittstellen zwischen den beiden Positionen, daher ist eine enge Abstimmung notwendig. Der Projekterfolg ist am Ende davon abhängig, wie gut diese beiden Positionen miteinander arbeiten, denn der eine bringt die Kollegen dazu, bei der ERP-Implementierung mitzuziehen und der andere kommuniziert formell mit dem Management. Key User geben Anforderungen, Interessen und Wünsche der Mitarbeiter an die Projektleitung. Sie übernehmen in der Regel auch die Schulung der Anwender.

Wie wähle ich den richtigen ERP Key User aus?

Es geht definitiv um Leistungsträger und darüber hinaus müssen Key User vertrauenswürdig und zuverlässig sein. Personalentwickler unterteilen die Voraussetzungen für die Auswahl von Key Usern in fachliche und soziale Kompetenzen. Es wird unweigerlich zu stressigen Phasen und schwierigen Situationen kommen, daher ist die Auswahl des Key Users mit gründlicher Vorbereitung zu treffen. Als erster Ansprechpartner bei Fragen und Problemen sowie Bindeglied zwischen Management, Projektleitung und Mitarbeitern ruht auf dieser Position auch ein großer Druck.

Was sind fachliche Kompetenzen eines Key Users?

Ist der Key User eine fachlich kompetente Person, dann kann er die Anwendungsfälle, die im Laufe der Nutzung auftreten, aus verschiedenen Perspektiven betrachten und erkennt den individuellen Bedarf der einzelnen Abteilungen. Fachliche Kompetenz verhilft diesem besonderen Mitarbeiter zu einem Gesamtblick auf das System und die dahinter stehenden Prozesse. Sie müssen in jeder Projektphase für die neue Lösung werben und die Endanwender nicht nur einbeziehen, sondern überzeugen und motivieren.

Das gelingt nicht nur mit einem sympathischen Auftreten, hier sind Know-how und überzeugende Argumente gefragt. Da Key User auch für die fachlichen Details der ausgestalteten Prozesse zuständig sind, ist es unersetzlich, wenn sie über essenzielles Fachwissen verfügen. Dazu gehören neben guten bis sehr guten EDV-Kenntnissen sicherlich auch eine gute Entscheidungskompetenz sowie ein technisches Grundverständnis.

Was sind soziale Kompetenzen eines Key Users?

Hier geht es primär um die Kommunikationsfähigkeit des Key Users. Neben der Vermittlung von Wissen und die Motivation der Kollegen und Mitarbeiter übernimmt jeder Key User eine Vorreiterrolle. Innerhalb dieser ist Einfühlungsvermögen gefragt, aber auch die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und als Leitperson vorauszugehen. Soziale Kompetenzen sind auch Fähigkeiten im Bereich der Gesprächsführung, genauso wie überdurchschnittliches Präsentationsgeschick und rhetorische sowie didaktische Fähigkeiten.

Die hohen sozialen Kompetenzen führen zu einer schnellen Akzeptanz des ERP-Systems in den Bereichen und das motivierte Arbeiten mit der neuen Software. Menschenkenntnis und ein empathisches Handeln stärken ebenfalls die Position eines Key Users. Dies gilt vorrangig bei Konflikten, die nicht zu vermeiden sind. Sie entstehen häufig aus Ängsten heraus, denen der Key User mit seiner ruhigen, sachlichen und verbindlichen Art begegnet.

Optimale Rahmenbedingungen für einen ERP Key User schaffen

Es gibt einige grundlegende Bedingungen, die dem Key User in Ihrem Unternehmen das Arbeiten leichter machen. So hat diese Person mehr Kraft und Energie zur Motivation der anderen Mitarbeiter, an der schließlich ein solches Projekt häufig scheitert. Zu den Top 5 Rahmenbedingungen für Key User gehören:

Key User haben eine Mehrfachbelastung, diese müssen Sie mit der hohen Priorisierung des ERP-Projektes aber erleichtern. In der Zeit der Betreuung als Key User sollten diese Personen keine weiteren großen Projekte übernehmen.
Die Entlastung der Key User für die Zeit des Projektes stellt sicherlich in jedem Unternehmen eine große Herausforderung dar. Schließlich handelt es sich um kompetente, langjährige Mitarbeiter. Aber Fakt ist, dass Key User kaum Zeit für das Tagesgeschäft haben. Sie entlasten sie durch die Unterstützung oder Beiarbeit von anderen Mitarbeitern, vielleicht lassen sich alltägliche Aufgaben temporär neu verteilen oder das operative Geschäft erhält Kompensation in Form einer Vertretung.
Auch Key User müssen motiviert werden, das kann mit Bonusregelungen gelingen oder spezifischen Weiterbildungsangeboten. Fragen Sie die Key User einfach, was sie sich wünschen. Ein zufriedener Key User strahlt dies auch aus und die fröhliche Stimmung überträgt sich auf andere. Sie haben also auf jeden Fall einen Mehrwert davon.
Überstunden im ERP-Projekt sollten mit eventuellen Kompensationen geregelt werden. Finden Sie mit dem Key User eine gemeinsame Lösung, mit der beide Seiten zufrieden sind.
Last but not least: Das ERP-Projekt benötigt volle Unterstützung der Geschäftsleitung. Gibt es interne Abspracheprobleme, behalten Sie diese im innersten Kreis. Nach außen hin müssen alle das Gefühl haben, jedes Mitglied des Managements steht uneingeschränkt hinter dem Projekt. Mitarbeiter, und dazu zählt auch jeder Key User, nehmen feinste Stimmungswechsel durchaus wahr und übertragen diese unbewusst. Stehen Sie aber gemeinsam für die Sache ein, gibt das jedem Beteiligten Sicherheit.

Bei reybex Cloud ERP stehen Ihnen erfahrene und kompetente ERP-Berater und Customer Success Manager bei der Einführung Ihres ERP-Projekts zur Seite. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihr ERP-Projekt schnell und einfach umgesetzt wird.